Porządkowanie dokumentacji - polega na prawidłowym ułożeniu wewnątrz teczek, opisaniu, nadaniu właściwego układu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu.
Instrukcja kancelaryjna - przepisy normujące zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z dokumentacją do momentu przekazania jej do archiwum zakładowego lub składnicy akt.
Instrukcja archiwalna - obejmuje przepisy określające cele i zadania archiwum zakładowego lub składnicy akt.
Archiwum zakładowe, składnica akt - wewnętrzna komórka w jednostce organizacyjnej gromadząca i przechowująca dokumentację archiwalną.
Dokumentacja aktowa - zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, powstających w wyniku działalności osoby prawnej lub fizycznej, utrwalona różna techniką na papierze ( rękopis, maszynopis, wydruki komputerowe, mapy, fotografie, nagrania).
Dokumentacja elektroniczna - zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych.
Dokumentacja niearchiwalna - dokumentacja o czasowym, praktycznym znaczeniu dla twórcy, podlega brakowaniu po upływie czasu przechowywania określonego przepisami.
Dokumentacja manipulacyjna - dokumentacja, która po pełnym wykorzystaniu traci znaczenie praktyczne i jest przekazywana na makulaturę bezpośrednio przez twórcę.
