Dlaczego outsourcing?

W nowych firmach jest jeszcze niewiele różnego typu dokumentów. Im starsza firma, im więcej zatrudnia pracowników tym dokumentów powstaje więcej. Mimo ogromnego rozwoju form dokumentów elektronicznych, nikt nie wyobraża sobie życia bez dokumentów papierowych i niezależnie od ich postaci, wszystkie muszą spełniać jednakowe kryteria w zakresie nam służenia i ochrony naszych interesów, niekiedy bardzo dla nas istotnych. Każda firma postępuje z nimi w swoisty sposób, ale cel wszędzie jest taki sam. Dokument ma być łatwy do skorzystania, a więc do odnalezienia. Musi być również odpowiednio zabezpieczony. Niektóre dokumenty są bardzo łakomym kąskiem dla naszych konkurentów lub wręcz wrogów. Dokument się wciąż mnożą, a różne, stale zmieniające się przepisy nakładają coraz to nowe obowiązki w zakresie ich przechowywania. Często bardzo trudno się w tym odnaleźć i przez nieumyślne błędy dochodzi do wycieku jakiś informacji, jakaś kontrola zarzuca niedopełnienie jakiegoś obowiązku, albo podejrzewa o celowe dokonanie przestępstwa.

Ile tego jest? Wystarczy spojrzeć w ilości zakapowanego papieru, zużycie tuszy i tonerów, a już widać jak duże są to ilości. Jeszcze doliczyć to co nam dosyłają nasi kontrahenci i różne inne pojawiające się np. oferty, a wtedy można się przerazić ich ilością. A co z dokumentami elektronicznymi? Ile jest w firmie komputerów? Jaka jest pojemność ich dysków? Ile zakupujemy płyt CD? To też są dokumenty. Jak je przechowywać? Jak je zniszczyć?

Który papier jest ważny, a który można wyrzucić? A jak ważny, to jak długo należy go przechowywać? Jak zapewnić sobie sprawny obieg dokumentów, tak by nic nie ginęło, nie dublowało się , by istotne dokumenty były zawsze pod ręką? Jak się pozbyć dokumentów już niepotrzebnych, by nikt nas potem nie ciągał po jakiś komisjach, prokuraturach czy sądach. Jak się zabezpieczyć by nasze dokumenty nie dostały się w niepowołane ręce. Kto ma się tym zajmować? Jakie ma mieć umiejętności? Ile czasu i miejsca na to należy poświęcić? Skąd wziąć pracownika o odpowiednich kwalifikacjach?

Takie pytania i jeszcze wiele innych towarzyszą każdemu kierownikowi jednostki i zaprzątają jego uwagę, czasem spędzają sen tym, którzy mają wyobraźnie i znają swoją odpowiedzialność wynikającą z gąszczu obowiązujących przepisów. Czasem latami wszystko odbywa się spokojnie i nic nie wskazuje, że w pewnym momencie powstanie poważny problem, bo ktoś ni stąd ni z owąd domaga się od nas jakiegoś dokumentu, który nawet nie wiadomo czy jeszcze jest.

Właśnie nasza Spółka jest odpowiedzią na te wszystkie pytania i dania Wam pewności, że wszystko w tym zakresie jest w porządku i macie spokój. Powołaliśmy ją po to, by fachowo, profesjonalnie zająć się dokumentami różnych przedsiębiorstw i różnego typu jednostek organizacyjnych na zasadzie outsourcingu. Niech każdy robi to na czym się zna najlepiej, na co musi przeznaczyć najmniejsze nakłady środków. Nasza Spółka oferuje Państwu usługi na najwyższym poziomie w zakresie pełnej zgodności z prawem obiegu dokumentów od momentu wytworzenia do jego zniszczenia, a jak potrzeba coś znaleźć w tych dokumentach, to, to uczynimy i nawet go Państwu dostarczymy we wskazane miejsce i we wskazany sposób.

Inną korzyścią zlecenia nam obsługi Waszych dokumentów jest zwolnienie miejsca (tak samo kosztownego), które dotychczas przeznaczaliście na dokumenty jak również odciążacie pracownika czy pracowników od innych zadań nie związanych z Waszym podstawowym celem, nie wydajecie pieniędzy na szkolenia związane z obsługą dokumentów, nie musicie śledzić zmian przepisów w tym zakresie. Wystarczy to podsumować. Widać! Obniżacie w ten sposób koszty i zatrudniacie do swoich zadań profesjonalistów, a potrzebne dokumenty zawsze znajdą się pod ręką.