Zarządzanie i przechowywanie dokumentacji

Dokumentacja wymaga ciągłej obsługi wynikającej z bieżących potrzeb jak np. wprowadzenie i opracowanie nowych dokumentów, segregowanie wg grup archiwalnych, jak również usuwania dokumentacji przeterminowanej. Również w celu sięgnięcia do faktury z minionego okresu trzeba ją odnaleźć w archiwum, wyjąć i wykonać cały szereg czynności.

Usługi bieżącego zarządzania przechowywania dokumentów możemy świadczyć w siedzibie Firmy, przez dostarczenie odpowiedniego programu, stworzenie rejestru i bieżące go aktualizowanie, ale bardziej efektywne jest przekazanie dokumentacji do magazynów Spółki.

Płynące stąd korzyści, to przede wszystkim pewność, że obsługa jest profesjonalna. Ponadto pozwoli Państwu zaoszczędzić powierzchnię na cele magazynowe i związane z nią koszty, zlikwidować koszty wyposażenia archiwum (np. regały) oraz umożliwi lepsze wykorzystanie etatów pracowniczych. W zamian otrzymujecie Państwo nie tylko profesjonalne porządkowanie dokumentacji, ale również bezpieczne przechowywanie w specjalnie przygotowanych do tego pomieszczeniach.

Zarządzanie dokumentacją jest wykonywane poprzez: ewidencjonowanie przejmowanej dokumentacji w oparciu o trzystopniowy poziom zapisów (pudło, tom, dokument). Rejestrację lokalizacji pudeł w magazynie i rejestrację wypożyczeń oraz zwrotów dokumentów. Szybki dostęp do potrzebnych dokumentów - drogą elektroniczną i tradycyjnym transportem. Potrzebny dokument otrzymacie Państwo bezzwłocznie w postaci oryginału, bądź kopii, jako skan komputerowy umieszczony na serwerze lub przesłany faxem, bądź pocztą elektroniczną. Państwa dokumenty obsługiwać będą nasi pracownicy, zobowiązani do zachowania tajemnicy służbowej, handlowej i państwowej, posiadający stosowne uprawnienia.

Odbiór Państwa dokumentów odbywa się po uzgodnieniu warunków i formy ewidencji przejmowanej dokumentacji. W celu odbioru dokumentacji spakowania dokonają nasi pracownicy, lub dostarczymy Państwu pudła przeznaczone do pakowania i umówimy się na dogodny dla Państwa termin. Dokumentację odbieramy na terenie całego kraju. W przypadku utajnienia zawartości, plombujemy pojemnik, przy czym nasi pracownicy mają odpowiednie upoważnienia do obsługi dokumentów o klauzuli tajności i dalsze postępowanie jest zgodne z właściwymi przepisami. Każdorazowe przejęcie dokumentacji kończymy sporządzeniem i podpisaniem protokołu zdawczo-odbiorczego.

W przypadku brakowania przeterminowanej dokumentacji, sporządzamy wykaz takiej dokumentacji i po uzyskania Państwa akceptacji na brakowanie wszystkich wymienionych w wykazie lub tylko części dokumentów, przygotowujemy dalsze postępowanie potrzebne do uzyskania zgody archiwum państwowego na wybrakowanie. Po uzyskaniu stosownego zezwolenia, niszczymy dokumentację w naszych profesjonalnych niszczarkach (uwzględniając stopień tajności akt),a następnie wystawiamy potwierdzenie wykonania usługi.