Opracowanie normatywów kancelaryjno-archiwalnych

Od sprawnego obiegu dokumentacji w każdej firmie jest uzależnione jej dobre funkcjonowanie. O tym, żeby dokumenty przede wszystkim trafiały do odpowiednich komórek organizacyjnych, żeby były udzielane terminowo odpowiedzi, żeby zostały przyporządkowane do odpowiedniej kategorii pod względem jego ważności i wartości archiwalnej decydujecie Państwo tworząc odpowiednie instrukcje kancelaryjne, rzeczowy wykaz akt i określając odpowiednie kategorie archiwalne.

Powstające dokumenty już w momencie ich powstania uzyskują status archiwalny. Dokumenty księgowe w większości przypadków należy przechowywać przez 5 lat od zakończenia roku finansowego, ale wszystkie dokumenty płacowe, tak jak kadrowe należy przechowywać przez 50 lat. Kopie, próby stworzenia jakiegoś dokumentu, dokumentacji mającej znaczenie manipulacyjne (kategoria BC), zbędnie do Was złożone dokumenty mogą podlegać natychmiastowemu niszczeniu. Dotyczy to zarówno akt na papierowym jak i elektronicznym nośniku.

Niszczenie tego typu dokumentacji winno być jednak dokonywane z uwzględnieniem wymogów zawartych w przepisach np. „O ochronie danych osobowych” Służymy Państwu pomocą w zakresie stworzenia odpowiednich regulacji wewnętrznych ułatwiających funkcjonowanie, ale również bezpieczeństwo. W zgodzie z obowiązującymi przepisami z uwzględnieniem specyfiki każdej jednostki oraz powstającej i otrzymywanej dokumentacji przygotowujemy odpowiednie instrukcje i przedstawiamy je Państwu do zatwierdzenia. Dopiero wtedy taki wewnętrzny przepis zaczyna obowiązywać.

Posiadanie tego typu przepisów bywa niezbędne, kiedy ubiegacie się Państwo o normy ISO (np. zarządzania 9001-2000, lub inne).